Tässä rekisteri- ja tietosuojaselosteessa selitämme, mitä tietoja keräämme työnhakijoistamme, henkilöstöstämme ja asiakkaistamme, miten ja miksi käsittelemme näitä tietoja sekä miten suojaamme ne. Tietoja käsitellessämme noudatamme EU:n yleistä tietosuoja-asetusta sekä voimassa olevan lainsäädännön vaatimuksia.

 

Rekisterinpitäjä:

JobNord OÜ (tästä eteenpän "Yhtiö")

Antinkatu 3D, 00100 Helsinki

3295304-1

 

Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö:

Mika Fräntilä

Puh. 050 310 9900

 

Rekisterin nimi:

JobNordin työnhakija-, työntekijä- ja asiakasrekisteri

 

Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tallentaa työnhakijoista sellaisia tietoja, jotka ovat tarpeellisia työnhakijan rekrytoimiseksi sekä hänen soveltuvuutensa arvioimiseksi yhtiön tarjoamiin työtehtäviin.

Lisäksi rekisteri sisältää yhtiön työnhakijoita, työntekijöitä ja toimihenkilöitä koskevia tietoja, jotka ovat tarpeellisia yhtiön työsuhdeasioiden hoitamiseksi ja niihin liittyvien työnantajavelvoitteiden täyttämiseksi.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti on rekisteröidyn itse antamat tiedot, lakisääteisten työnantajavelvoitteiden täyttäminen sekä joissain käsittelytapauksissa työnhakijan/työntekijän ja työnantajan väliseen suhteeseen liittyvä oikeutettu etu.

 

Yhtiön asiakkaista kerätään vain yrityksen tiedot sekä yhteyshenkilön nimi, työpuhelinnumero ja työsähköpostiosoite mahdollisen yhteistyön toteuttamiseksi.

 

Automaattinen päätöksenteko:

Henkilötietojen käsittely ei sisällä automaattista päätöksentekoa. Automaattisella päätöksellä tarkoitetaan päätöstä, joka tehdään täysin automaattisesti ilman ihmisen osallistumista päätöksentekoon ja jolla on oikeudellisia vaikutuksia tai joka muutoin merkittävästi vaikuttaa rekisteröityyn.

 

Rekisterin tietosisältö:

• Seuraavat työnhakijan perustiedot voidaan tallentaa rekisteriin:

• Etu- ja sukunimi

• Yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)

• Henkilötunnus, jos työnhakija on aikaisemmin ollut yrityksen työntekijä tai jos

työsopimuksen tekemisestä on jo sovittu

• Pankkitiedot, jos työn hakija on aikaisemmin ollut yrityksen työntekijä tai jos

työsopimuksen tekemisestä on jo sovittu

• Kielitaidot

• Sukupuoli

• Ammatti

• Kansalaisuus

• Työlupa ja lisätiedot

• Koulutukset, tutkinnot ja taidot

• Työkokemus

• Toivepalkka

• Suosittelijat ja suosittelijoiden arvioinnit

• Työnhakijan kuvat

• Työnhakijan toiveet töistä

• Tieto työnhakijan käytettävyydestä

• Aikaisemmin kerätyt tiedot työnhakijasta, jos työnhakija on aikaisemmin työskennellyt yritykselle

• Työnhakijan lähettämä ansioluettelo

• Henkilön muut kertomat tiedot itsestään

Lisäksi yhtiö voi työnhakijan suostumuksella kerätä suosituksia ja tietoja työnhakijan työsuoritusta koskevasta palautteesta työnhakijan aiemmilta työnantajilta.

 

Seuraavat tiedot yrityksen työntekijöistä voidaan tallentaa rekisteriin:

• Etu- ja sukunimi

• Yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)

- henkilötunnus

• Kielitaidot

• Kansalaisuus

• Pankkitiedot

• Työsuhteeseen liittyviä tietoja (titteli, työsuhteen arvioitu aloitus- ja päättymisaika, tilauksen asiakasyritys, lähimmän omaisen yhteystiedot)

• Palkkalistaan liittyvät perustiedot

• Työajan seurantaan ja vuosilomiin liittyvät tiedot

• Työterveyteen vaadittavat tiedot

• Työlupa ja lisätiedot

• Koulutukset, tutkinnot ja taidot

• Työkokemus

• Suosittelijat

• Kuvat työntekijästä

• Työntekijän toiveet liittyen työpaikkaan

• Kaikki työnhakijasta kerätyt tiedot työnhakuprosessin aikana

• Muut lakisääteiset tiedot liittyen työsuhteeseen

• Työntekijän lähettämä ansioluettelo

 

7. Tietolähteet:

Yhtiö kerää rekisteriin tiedot työnhakijan suostumuksella pääsääntöisesti työnhakijalta itseltään. Lisäksi yhtiö kerää ja tallentaa rekisteriin työnhakijan tai työntekijän nimeämän suosittelijan antaman palautteen työntekijän työsuorituksesta.

 

8. Tiedon siirtäminen:

Henkilötietoja ei siirretä tai luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisteriin tallennettuja tietoja luovutetaan yhtiön asiakasyrityksille tai muille kolmansille osapuolille työllistymistarkoituksessa vain työnhakijan tai työntekijän nimenomaisella suostumuksella, ellei yhtiöllä ole lakisääteistä oikeutta luovuttaa henkilötietoja ilman suostumusta.

Henkilötietoja voidaan siirtää yhtiön sopimuskumppaneille, jotka käsittelevät henkilötietoja yhtiön puolesta osapuolten väliseen sopimukseen perustuen. Yhtiön sopimuskumppaneilla on oikeus käsitellä henkilötietoja vain sovitun palvelun edellyttämässä laajuudessa, eikä heillä ole oikeutta käsitellä siirrettyjä tietoja omissa henkilörekistereissään omaksi lukuunsa. Jokainen käytetty palveluntarjoaja sitoutuu käsittelemään henkilötietoja sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

 

9. Rekisterin suojauksen periaatteet:

Rekisteri koostuu sekä manuaalisesti kerätystä materiaalista että sähköisesti tallennetuista tiedoista.

Manuaalisesti kerätty materiaali säilytetään lukituissa tiloissa. Sähköisesti tallennetut henkilötiedot suojataan tietojärjestelmässä palomuureilla, henkilökohtaisilla salasanoilla ja käyttäjätunnuksilla, ja vain nimettyillä henkilöillä on pääsy tietoihin.

 

10. Rekisteröidyn oikeudet:

Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu rekisteriin.

Tarkastusoikeutta voi käyttää pyytämällä tarkastusta yhtiön rekisteriasioista vastaavalta henkilöltä.

Yhtiöllä on oikeus varmistaa pyytäjän henkilöllisyys ennen tietojen luovuttamista.

Jos rekisteröityjen tietojen käyttö perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa tämä suostumus milloin tahansa. Kun tiedon käyttö perustuu oikeutettuun etuun, rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä tietyissä tilanteissa.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten tietojen korjaamista ja muuttamista sekä tietojen käytön tilapäistä rajoittamista tekemällä erityinen pyyntö rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia omien tietojensa poistamista. Tällöin kaikki hänestä kerätyt tiedot poistetaan, jos niitä ei enää tarvita alkuperäiseen keräämisen tarkoitukseen tai jos niiden käyttö perustui rekisteröidyn suostumukseen. Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää itse antamiensa tietojen siirtämistä yhdestä järjestelmästä toiseen, jos niiden käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen. Tällöin toimitamme kyseiset tiedot koneellisesti luettavassa muodossa, jotta voit säilyttää ne itse tai toimittaa ne itse toiselle rekisterinpitäjälle.

Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle omien tietojensa käsittelystä.

Pyynnöt voi lähettää: info@jobnord.fi.

 

11. Tiedon säilyttäminen:

Yhtiöllä on aina oikeus säilyttää keräämänsä ja tallentamansa tiedot työnhakijasta tai työntekijästä niin kauan kuin työnhakijalla ja työntekijällä on oikeus esittää yhtiölle vaatimuksia työsuhteeseen tai työnhakuun liittyen, ja kerättyjen tietojen säilyttäminen on tarpeen tällaisten vaatimusten käsittelemiseksi tai yhtiön oikeuksien puolustamiseksi. Jos yhtiöllä on lakisääteinen velvoite säilyttää työntekijään liittyviä tietoja (kuten palkkatiedot jne.), tällaisia tietoja säilytetään niin kauan kuin laki vaatii niiden säilyttämistä. Yhtiö voi myös säilyttää keräämänsä tiedot työntekijän tai hakijan antaman suostumuksen perusteella.

 

12. Tietosuojaselosteen muuttaminen:

Yhtiö pidättää oikeuden muuttaa tämän tietosuojaselosteen sisältöä, jos tietosuojalainsäädännön muutokset tai yhtiön liiketoiminnan kehittyminen sitä edellyttävät.

 

13. Yhteystiedot:

info@jobnord.fi

 

 

Päivitetty 11.04.2024